Den nya ärendehanteringslösningen gav Esbo stad kostnadsbesparingar genom att minska mängden manuellt arbete
Esbo är hemstad för över 270 000 invånare och en plats där internationella företags huvudkontor och högteknologiska företag har koncentrerats. I Esbo möts expertis, växlande naturmiljöer och trivsamma, trygga bostadsområden. Esbo är en ansvarsfull och inkluderande pionjärstad där alla har goda möjligheter att bo, utbilda sig, arbeta och etablera sig. Stadens tjänster används av cirka 14 000 anställda och 30 000 skolelever, och i takt med att de digitala tjänsterna utvecklas blir de tillgängliga för allt fler kommuninvånare, kunder och besökare.
Esbo stad ville förnya sitt beslutsfattandesystem, eftersom de nuvarande processerna innehöll ett stort antal manuella steg som var svåra att använda, samt att systemet inte längre uppfyllde verksamhetens krav.
Målet är att det nya systemet ska stödja Esbo stads beslutsfattande och dess beredning i alla stadens delegations- och nämndbeslut genom att automatisera deras arbetsmoment. Den automatiskt behandlade informationen är enklare och mer tillgänglig för såväl kommunens anställda som kommuninvånare. Dessutom är det viktigt att systemet tar hänsyn till GDPR-kraven och därmed förbättrar dataskyddspraxisen.
I mars 2019 valde Esbo stad Innofactor som leverantör av ett nytt beslutsfattandesystem genom en offentlig upphandling. Ett modernt ärendehanteringssystem, Innofactor Dynasty 10, valdes eftersom det är utformat för att fungera sömlöst som en del av den offentliga förvaltningens arbetsmetoder och system. Dynasty 10 är SÄHKE2-certifierat, vilket innebär att det uppfyller kraven för ärendehantering inom offentlig sektor i Finland, och har tilldelats Nyckelflaggan som ett tecken på att det är en finsk produkt.
"Den gamla programvaran uppfyllde inte längre Esbo stads behov. Innofactors Dynasty 10 automatiserar arbetsflöden i det förberedande arbetet, inklusive radering av personuppgifter, och möjliggör en smidig beslutsprocess genom ett digitalt mötessystem. Att minska de manuella arbetsmomenten ger kostnadsbesparingar, underlättar uppgifter och gör arbetsdagarna mer meningsfulla. Innofactors konsulter har lyssnat noga på våra behov och samarbetet har fungerat mycket bra", säger Leila Neiglick, applikationsrådgivare vid Esbo stad.
"Innofactors konsulter har lyssnat noga på våra behov och samarbetet har fungerat mycket bra."
Leila Neiglick
applikationsrådgivare
Esbo stad
Följande lösningar och system är bland annat en del av den helhetslösning som levererats till Esbo stad:
