Microsoft Office 365 -pilvialustalle toteutettu käyttäjäystävällinen intranet on suunniteltu Apotin työntekijöiden tarpeisiin
Apotti on sosiaali- ja terveydenhuollon muutoshanke, joka syntyi kuntien ja HUS:n yhteistyönä. Apotti-hankkeen tavoitteena on yhtenäinen sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmä, josta hyötyvät sekä työntekijät että kuntalaiset. Sadat eri tietojärjestelmät muodostavat sekavan kokonaisuuden, ja arvioiden mukaan esimerkiksi lääkäreiden työajasta kuluu jopa kolmannes tietojärjestelmistä aiheutuvien ongelmien kanssa painimiseen.
Innofactor tarjosi Apotti-hankkeen sisäisen viestinnän tehostamisen avuksi Microsoft Office 365 -pilvipalveluun toteutettavaa viestinnällistä intranetiä, OnePointia. OnePoint-ratkaisu tarjoaa responsiivisen, helppokäyttöisen intranetin, mikä mahdollistaa tehokkaamman viestinnän, tiedon jakamisen ja helpomman saavutettavuuden. OnePointia voi käyttää jokaisella päätelaitteella aika- ja paikkariippumattomasti, ja se toimii Apotin henkilöstölle tutulla Microsoftin SharePoint-alustalla.
Projekti startattiin nopealla aikataululla kesäkuussa, ja viestinnällinen intranet päätettiin julkaista rohkeasti jo elokuussa, kun 150 uutta työntekijää aloitti työt. Nopean startin saattelemana Innofactor ja Apotin intranet-hankkeen projektiryhmä istuivat alas työpajojen muodossa ja määrittivät suuntaviivat uudelle viestinnälliselle intralle, joka tulisi hyödyntämään OnePointin ketterää toteutusmallia.
Apotin projektiryhmä sai käsiinsä uunituoreen intranetin jo ennen lomille lähtöä, ja pääkäyttäjät koulutettiin heinäkuussa. Lopullisten hienosäätöjen jälkeen Apotti julkaisi viestinnällisen intranetin Microsoftin Office 365 -alustalle sovitusti elokuun alussa.
"OnePoint-ratkaisu tarjoaa Apotille brändätyn viestinnällisen intranetin. Viestinnällisessä intranetissä on monia käyttöä helpottavia toiminnallisuuksia, jotka on toteutettu Microsoft Office 365 -tiekarttaa kunnioittaen ja pilvipalveluille ominainen jatkuva ja tiheä päivityssykli huomioiden", kertoo konsultti Oskar Paakkarinen Innofactorilta.
Monessa organisaatiossa intranetin etusivu on ensimmäinen asia, jonka työntekijä näkee avatessaan aamulla selaimensa. Sen vaikutusta työpäivän kulkuun ei pidä väheksyä, sillä liiallinen informaatio ja sekava ulkoasu saa varmasti työntekijän vieroksumaan intranetin käyttöä.
Apotin projektiryhmä halusi toteuttaa graafisesti houkuttelevan ja selkeän intranetin etusivun, joka olisi yhteensopiva erilaisten päätelaitteiden kanssa. Muita ryhmän toiveisiin kuuluvia ominaisuuksia olivat muun muassa kategorisoidut uutisnostot, some-kanavat, tapahtumakalenteri, käyttäjien blogit sekä O365-videoportaalista selkeänä korttinäkymänä esitettävä Toimitusjohtajan terveiset -osio.
Uutisten julkaisun helppous ja niiden nostaminen etusivulle näkyvälle paikalle oli myös yksi tärkeimmistä kriteereistä viestinnälliselle intranetille. OnePoint-ratkaisussa uutisten ja erilaisten tiedotteiden julkaisu ja päivitys on helppoa: uutisia voidaan kommentoida ja niistä voidaan tykätä SharePointin omien toiminnallisuuksien avulla. Lisäksi sisällöntuottajat voivat lisätä helposti uusia uutiskategorioita ja nostoja intranetin etusivulle.
Apotin SharePointissa olleet työtilat yhdistettiin viestinnälliseen intraan globaalilla navigaatiolla, jotta käyttäjäkokemus saatiin pysymään yhtenäisenä. Innofactor tuki Apottia vanhan SharePoint-ympäristön dokumenttien siirtämisessä hyödyntämällä kolmannen osapuolen työkalua, jossa on kattavat mahdollisuudet monipuolisiin migraatioihin ja raportointiin. Työtiloissa hallitaan Apotti-hankkeeseen liittyviä dokumentteja SharePointin hyväksi havaituilla toiminnallisuuksilla, joita ovat esimerkiksi metatiedot, versionhallinta, yhteismuokkaus sekä muut Office-sovelluksista tutut ominaisuudet.
"Apotti-hanke etenee vauhdilla, ja sisäisen viestinnän toimiminen on hankkeen onnistumisen kannalta ensiarvoisen tärkeää. Tavoitteenamme oli käyttäjäystävällinen ja selkeä intranet. Aikataulu oli vähintäänkin haasteellinen, mutta toteutus onnistui kaikin puolin hienosti", sanoo Apotin viestintäjohtaja Johanna Klemetti.
"Aikataulu oli vähintäänkin haasteellinen, mutta toteutus onnistui kaikin puolin hienosti."
Johanna Klemetti
Viestintäjohtaja
Apotti
Muun muassa seuraavat ratkaisut ja palvelut ovat osa Apotille toteutettua kokonaisuutta:
Jos alla oleva lomake ei sinulle näy, voit myös jättää yhteydenottopyynnön tässä.