Rullaavaa talouden ennustamista ja konsernilaskentaa varten toteutettu ratkaisu hyödyntää automatisointia mahdollisimman tehokkaasti
Haminan Energia on Haminan kaupungin omistama monipuolinen ja nykyaikainen energiayhtiö. Yhtiö on uusiutuvan energian ja energiakaasujen edelläkävijä ja panostaa erityisesti tuulivoimaan, bioenergiaan sekä LNG-markkinan kehittämiseen.
Haminan Energia halusi löytää ohjelmiston, joka tukisi sekä talouden suunnittelua että konsernilaskentaa. Tähän valikoitui Tabella Business Tools -ohjelmisto ja toimittajaksi Invenco (nyk. osa Innofactoria). Yhteistyö ja Tabellan käyttöönottoprojekti aloitettiin elokuussa 2021 tehokkaalla aloituspalaverilla, jonka jälkeen asiakas toimitti tarvittavia perustietoja ympäristön perustamiseksi.
Ensimmäisessä vaiheessa Haminan Energia -konsernin yhtiöt avattiin kustannuspaikkarakenteineen Tabellaan. Raportointia ja seurantaa tukemaan avattiin myös projektidimensio ja konsernilaskennan automaattisia eliminointeja varten vastayhtiö. Perusrakenteiden avauksen rinnalla tehtiin integraatio asiakkaan Microsoft Dynamics AX -toiminnanohjausjärjestelmän kantaan kirjanpitototeuman latauksia varten sekä laadittiin tulos- ja taseraportit.
Yritysrakenneuudistus, jossa sähköverkko-, kaasuverkko- ja kaukolämpöliiketoiminta eriytettiin omiksi yhtiöikseen, toteutettiin samana syksynä kuin Tabellan käyttöönotto. Uudistuksen johdosta Tabella haluttiin valjastaa mahdollisimman nopeasti myös konsernilaskennan käyttöön, ja asiakas laatikin jo 2021 konsernitilinpäätöksensä Tabellalla. Asiakkaan ERP-järjestelmää oli lisäksi muokattava, jotta kokonaisratkaisusta saataisiin mahdollisimman automatisoitu.
Nyt ERPissä on käytössä omat tilit konsernin sisäisille erille, minkä lisäksi logiikka tunnistaa kunkin sisäisen tapahtuman yhtiöparin. Koska ERPin puolella määritykset poikkeavat Tabellan vastayhtiölogiikasta, integraation yhteydessä ERPin tunnisteet muunnetaan Tabellan vastayhtiökoodeiksi. Näin Tabellassa sisäiset tapahtumat saadaan eliminoitua automaattisesti.
Konsernilaskennan projektin ja talouden suunnitteluprojektin etenemisen yhteydessä Invencon konsultit laativat Tabellaan raportit tukemaan rullaavaa ennustamista 18 kuukautta eteenpäin. Asiakkaan pääkäyttäjät koulutettiin ratkaisuun lokakuun alussa, jolloin he pystyivät itse lataamaan jo olemassa olleita ennusteita tiedonsiirrolla Tabellaan. Myöhemmin asiakkaan pääkäyttäjä kopioi ennusteen talteen vuoden 2022 budjetiksi.
Tabellasta automatisoitiin myös ennusteiden ja budjettien siirto yrityksen käyttämään BI-raportointijärjestelmään, mikä mahdollistaa ajantasaisen ja monipuolisen raportoinnin. Invencon konsultit kouluttivat asiakkaan eri yhtiöiden loppukäyttäjät rullaavan ennusteen syöttöön tammikuussa 2022. Käyttäjien kirjautuminen Tabellaan toimii Single-Sign-On (SSO) -tekniikalla, joten erillisiä salasanoja ei tarvitse ylläpitää.
Myös konsernin yhteisyritykset avattiin Tabellaan, jotta konsernirakenne saatiin täydelliseksi konsernitilinpäätöksen kannalta. Yhteisyritysten automatisoitua yhdistelyä tukee Tabellan vakioitu ominaisuus, joka mahdollistaa omistusosuuksien mukaisen yhdistelyn tuloslaskelma- ja tase-erittäin. Lisäksi omat yksikkönsä avattiin manuaalisille konsernielintoiminnoille, tositteiden syöttämiselle sekä yhteisyritysten eliminoinneille.
Sisäisten erien tarkistamista helpottamaan laadittiin erilliset raportit, minkä lisäksi käytössä on Tabellan vakioitu sisäisten erien tarkistustyökalu. Kokonaisuutta voidaan Tabellassa tarkastella konsernilakanalta, mutta myös kaikki muut Tabellan raportointiominaisuudet ovat käytössä myös konsernitasolla. Budjetit ja ennusteet saadaan myös konsolidoituna.
Hankkeessa projektipäällikkönä toiminut Principal-konsultti Anna Lehto on tyytyväinen osapuolien tiiviiseen yhteistyöhön:
"Laajakin projekti saatiin vietyä sujuvasti ja ketterästi läpi asiakkaan aktiivisen osallistumisen sekä selkeiden määrittelyiden ansiosta. Säännölliset seurantakokoukset ja iteratiivinen tekeminen tiiviissä yhteistyössä Haminan Energian kanssa varmistivat projektin jatkuvan etenemisen ja eteen tulleiden poikkeuksien havaitsemisen sekä muutokset ajoissa."
Myös Haminan Energian näkökulmasta projekti sujui hyvin.
"Olen todella tyytyväinen, että Tabella on taipunut sekä meidän talouden suunnittelun että konserninlaskennan tarpeisiin ja että käyttöönotto yritysrakenneuudistuksen mukanaan tuomat muutokset huomioiden sujui jouhevasti", toteaa Haminan Energian konsernipalveluista vastaava johtaja Sanna Lahti.
"Invencon konsulttien projektissa osoittama palvelualttius ja heidän syvällinen asiantuntemuksensa sekä talouden prosesseista että käyttöönotettavasta ohjelmistosta ovat olleet avainasemassa projektin onnistumiselle", kertoo puolestaan Haminan Energian talouspäällikkö Oili Joukainen.
Yhteistyö Haminan Energian kanssa jatkuu edelleen tiiviinä, ja seuraavaksi Tabellassa pilotoidaan investointien suunnittelutyökalun käyttöönottoa sekä suunnittelun seurantaa toteumaa vasten. Tämä tähtää konsernin liiketoiminnan suunnittelussa tärkeän raportin tase-ennusteen kehittämiseen. Lisäksi asiakkaan pääkäyttäjä on laatimassa rahoituslaskelmaa Tabellaan Invencon konsulttien tukemana. Tavoitteena on mahdollisimman pitkälle automatisoitu ratkaisu, jota asiakkaan pääkäyttäjät pystyvät mahdollisimman itsenäisesti ylläpitämään.
Muun muassa seuraavat ratkaisut ovat osa Haminan Energialle toteutettua kokonaisuutta:
Innofactor Oyj osti yksityisesti omistetun, dataratkaisuihin erikoistuneen Invenco Oy:n koko osakekannan 30.6.2022. Invenco Oy:n nimi muutettiin 1.7.2022 alkaen Innofactor Invenco Oy:ksi, jonka palveluksessa Invencon työntekijät jatkavat työskentelyään. Asiantuntijoiden roolit ja tehtävät pysyivät ennallaan kaupan yhteydessä.
Lue yritysostosta tarkemmin pörssitiedotteestamme.
Pörssitiedote: Innofactor ostaa Invencon"Olen todella tyytyväinen, että Tabella on taipunut sekä meidän talouden suunnittelun että konserninlaskennan tarpeisiin ja että käyttöönotto yritysrakenneuudistuksen mukanaan tuomat muutokset huomioiden sujui jouhevasti."
Sanna Lahti
konsernipalveluista vastaava johtaja
Haminan Energia
Jos alla oleva lomake ei sinulle näy, voit myös jättää yhteydenottopyynnön tässä.