Ved å erstatte utstrakt bruk av Excel med en Microsoft Power Platform-applikasjon, legger INTOSAI Development Initiative (IDI) til rette for at riksrevisjoner verden over får en enklere og mer strømlinjeformet evaluering av sine interne prosesser.
Ved å erstatte strakt bruk av Excel med en Microsoft Power Platform-applikasjon, legger INTOSAI Development Initiative (IDI) til rette for at riksrevisjoner verden over får en enklere og mer strømlinjeformet evaluering av sine interne prosesser.
International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) er en paraplyorganisasjon for alle verdens riksrevisjoner – med ca. 190 deltakerland. IDI er en selvstendig enhet innenfor INTOSAI.
IDI er den operasjonelle armen i INTOSAI som jobber med å støtte riksrevisjonene slik at de kan styrke sin kapasitet og ytelse – og dermed styrke sin rolle i samfunnsoppdraget med å forbedre offentlig sektor i det landet de betjener.
Riksrevisjonen i Norge har styrelederansvar i IDI.
I september 2021 ble det igangsatt et prosjekt for å modernisere gjennomføringsprosessen av SAI PMF (Supreme Audit Institution Performance Measurement Framework); et rammeverk som brukes av riksrevisjonene til å evaluere seg selv.
– Rammeverket brukes til å identifisere styrker og svakheter, og informasjonen brukes til å prioritere og bestemme hvor man skal sette inn ressursene for å bli bedre, forteller Senior Manager Irina Sprenglewski i IDI.
Rammeverket dekker alle nøkkelfunksjonene til en riksrevisjon; alt fra hvordan en gitt riksrevisjon styrer seg selv med hensyn til finansielle ressurser, rekruttering og HR – til interessenthåndtering og selve revisjonsområdet.
– Rammeverket er holistisk og evaluerer alle funksjonene til en riksrevisjon. Mange riksrevisjoner bruker det til å utvikle sin egen strategiske plan i etterkant fordi det gir et veldig godt innblikk på et bredt nivå.
Før moderniseringen ble all input samlet i mange forskjellige Excel-filer, og selve rapporteringen ble gjennomført i Word. En evalueringsprosess består ofte av både intervjuer og gjennomgang av en god del dokumentasjon fra ulike avdelinger og revisjonsområder.
– Hele rammeverket består av kriterier som er møtt eller ikke møtt, basert på denne prosessen. Disse kriteriene hadde vi tidligere i Excel-ark, som nå er integrert i applikasjonen, sier Sprenglewski.
Hun forteller at det skal gjøre det enklere å gjennomføre en evaluering i og med riksrevisjonene nå kan krysse av punkter og automatisk få opp en score på det gitte evalueringsområdet.
– Med den nye applikasjonen ønsker vi at evalueringsprosessen skal bli enklere å gjennomføre. Et annet mål er høyere kvalitet på evalueringene. Det har vi løst ved å inkludere en gjennomgående veiledning i applikasjonen, som følger prosessen.
Prosjektet for å bygge en ny applikasjon ble satt i gang i september 2021. Den nye applikasjonen ble lansert i november 2022, på engelsk, spansk og fransk. Utviklingen har foregått i tett samarbeid med Innofactor.
Sprenglewski forteller at de i prosjektet har fulgt Agile/Scrum metodikk og prosjektstyring med jevnlige møter for å diskutere funksjonalitet og utveksle innspill i prosessen.
– Vi har testet applikasjonen grundig og er sikre på at funksjonaliteten virker. Da var vi komfortable med å rulle den ut til alle for å få tilbakemeldinger, sier Sprenglewski.
Den teoretiske testingen i forkant har gitt refleksjoner om moderniseringen av prosessgjennomføringen har forenklet prosessen og om applikasjonen har den ønskede brukervennligheten. Sprenglewski forteller at innspillene var et viktig steg for å forbedre applikasjonen og så langt gir tommel opp på brukervennlighet.
I tiden etter lansering skal det være en feedback-loop på hva som virker og hva som eventuelt bør forbedres – og ut fra det lansere en ny versjon.
Principal Consultant Troels Schlosser har vært lead på prosjektet. Han forteller at IDI er svært opptatt av prosess i sitt virke.
– I dette prosjektet har Innofactor bygget en bro mellom kundens prosessfokus og transformert dette til en løsning av høy teknisk kvalitet, som passer organisasjonens virksomhetsområde. IDI er den eneste institusjonen av sitt slag i hele verden, men vi har forstått den og prosessene i arbeidet med den nye applikasjonen for effektivisering av evalueringsprosessen, sier Schlosser.
Han vektlegger også den nordiske gjennomføringen av prosjektet.
– IDI er forankret i Norge og vi har hatt et team bestående av et par nordmenn, meg i Danmark samt at vi har involvert ressurser i vår svenske organisasjon. Løsningen er basert på et ekte nordisk samarbeid. Vi har hatt en meget konstruktiv dialog der Innofactor har tatt det teknologiske ansvaret og IDI har sørget for test og prosess.
Sprenglewski mener at både lærings- og gjenbrukspotesialet blir større med den nye applikasjonen.
– IDI rapporterer på mange forhold knyttet til antall evalueringer som er foretatt, og nå kan vi gjennomføre analyser av aggregerte resultater, som ikke kan knyttes til en individuell riksrevisjon. Med den nye applikasjonen er det lettere å samle alt i en database, med en rapporteringsfunksjon på toppen. Det er noe vi vil se på fremover, forteller hun.
Kostnader er også et tema. Om et lands riksrevisjon benytter seg av et eksternt team for gjennomføring av en evaluering, har moderniseringen gitt et bedre samarbeidsverktøy hvor hele teamet kan jobbe inn mot applikasjonen.
Sikkerheten er ivaretatt gjennom hele prosessen slik at data ikke kommer på avveie. Troels Schlosser forteller at det som nå er inne i applikasjonen er sikrere enn det var tidligere.
– Moderniseringen har økt kontroll og etterlevelse ved å eliminere feilkilder som kan oppstå ved å sende dokumenter frem og tilbake. Effekten av løsningen er økt sikkerhet og kvalitet, sier han.
Måling og analyse av prosjektets effekt basert på fastsatte, objektive kriterier er ikke like enkelt når det er snakk om kvaliteten på en evaluering.
– Det er vanskelig å måle, men vi skal gjøre noen analyser for å få innblikk. Det vil vi også få når tilbakemeldingene kommer. Det er mange i IDI som er med på slike evalueringer, og de vil bli en kilde til informasjon.
Tidsbruk på en gitt evaluering har ikke IDI målt konsistent tidligere, men har likevel en god referanseramme.
– Ved å gjøre noen analyser over tid kan vi se om tidsbruken går ned, sier Sprenglewski.
Med den nye applikasjonen kan riksrevisjoner også utføre repeterende vurderinger for å overvåke og måle om tingenes tilstand har blitt bedre eller dårligere.
– Å gjennomføre en evalueringsprosess er frivillig for hvert land, og vi kommer nok ikke i en situasjon hvor alle de 190 riksrevisjonene i verden utfører en evaluering. Men vi tror at verktøyet blir viktig fremover i slike repeterende vurderinger. Vi har prøvd å gjøre det så enkelt som mulig for å rette rammeverket mot de som trenger det mest, selv om det er tilgjengelig for alle verdens riksrevisjoner, avslutter hun.
