Kirkens Bymisjon

Kundereferanse Kirkens Bymisjon

Kirkens Bymisjon hadde en driftsavtale som nærmet seg utløpsdato. Noe måtte gjøres. Inspirert av skyreisen til Ullensaker kommune, tok IKT-direktør Janne Sørensen kontakt med Innofactor. Nå har den ideelle organisasjonen infrastrukturen i skyen, forbedret sikkerhet og en moderne plattform for samhandling. I horisonten ligger det en betydelig reduksjon i IT-driftskostnader.

Vi møter en sprudlende og offensiv IKT-direktør i Kirkens Bymisjons lokaler i Oslo. På relativt kort tid har IT-avdelingen forvandlet seg fra brannslukkere på en totalinfrastruktur med betydelig teknisk gjeld, til «helter» som skaper muligheter for samhandling og samarbeid for organisasjonenes ansatte over hele Norge.

– Jeg tuller til stadighet med overskriften på vår skyreise: «Nærmere himmelen: En skyreise med Kirkens Bymisjon», sier Janne Sørensen og ler.

Kirkens Bymisjon er en åpen og inkluderende ideell organisasjon som arbeider i byer over hele Norge, blant mennesker som strever med hverdagen på ulike måter. Organisasjonens visjon er at alle mennesker fortjener respekt, rettferdighet og omsorg. De driver sosialt arbeid i Norge på et humanistisk grunnlag. Arbeidsfeltene er rusomsorg, psykisk helsevern, barnevern og familiearbeid, eldreomsorg, prostitusjonstiltak, arbeidstiltak, mangfoldsarbeid og kirkelige aktiviteter.

Kirkens Bymisjon består av ca. 1800 fulltidsansatte, 4500 frivillige og har kontorer i 50 byer i Norge.

Et omfattende prosjekt

Vi skrur tiden tilbake til høsten 2021. En pandemi har feid over landet, ressursmessig ligger IT-avdelingen i Kirkens Bymisjon med brukket rygg etter at flere hadde sluttet, det var en fusjonsprosess av flere regionale stiftelser på gang – og det var 1,5 år til den eksisterende driftsavtalen med en ekstern partner løp ut.

– Jeg tenkte, hva gjør vi nå? Muligheten for å gradvis gå mot skyen var reell, men et totalt skyløft trodde jeg ikke lot seg gjøre, forteller Janne Sørensen.

Men så kom hun over en artikkel om Ullensaker kommune og hva de hadde fått til på få måneder sammen med Innofactor. Hun tok kontakt og samtaler ble gjennomført med både Ullensaker og Innofactor, hver for seg og sammen.

– Etter disse samtalene tenkte jeg at dette faktisk var gjennomførbart – og at det ville gjøre samhandlingen vi hadde behov for mulig, sier Sørensen.

Dermed ble det inngått et samarbeid med Innofactor om et forprosjekt for å analysere og estimere størrelsen på prosjektet, konseptet og kompleksiteten for Kirkens Bymisjon. Analysefasen gikk over fire uker og var basert på Microsoft Cloud Adoption Framework (CAF).

– Vi gikk gjennom rapporten og så at det var mulig. Det vi kanskje ikke hadde innsett var at det Innofactor skulle hjelpe oss med bare vare en del av reisen. I tillegg kom alt rundt pc-er, pc-administrasjon, print og nettverk – samt support som vi hadde via vår daværende driftsleverandør, sier Sørensen.

Godt forankret beslutning

Beslutningen ble tatt. Reisen skulle begynne rett etter påsken 2022. Sørensen forteller om et klart mandat og støtte i resten av ledergruppen, selv om usikkerheten var der. Stor teknisk gjeld på infrastruktur, pc-er og nettverk, hadde skapt behov for et stort løft. Det forstod hele ledergruppen. At man samlet sett også ville får mye større kontroll på fremtidige kostnader, og få forutsigbarhet i stedet for å «vente på branner og slukke dem», underbygget forståelsen og støtten.

– Jeg forberedte dem på at vi skulle ut i en liten seilbåt og krysse Atlanteren, og at det eneste som var sikkert var at vi kom til å oppleve utfordringer på overfarten. Om masta skulle ryke eller om livbåt skulle bli nødvendig, visste ingen. Da var det ganske hyggelig på høsten 2022 å kunne si at vi var i ferd med å legge til kai, sier Sørensen.

IKT-direktøren forteller at gjennomføringen av planen som ble lagt, gikk over all forventning. Den største utfordringen var at Bymisjonen selv ikke hadde rukket å gjøre forarbeidet med å løfte det de kunne av applikasjonsporteføljen til skyen. Dette måtte gjøres underveis i prosjektet, før Innofactor kunne løfte de resterende applikasjonene over til Bymisjonens skyløsning IAS i Azure.

En solskinnshistorie

Kirkens Bymisjon baserer seg på standardapplikasjoner og enkelte av leverandørene har ikke skytjenester for sine applikasjoner. Sørensen forteller at de gikk gjennom listen og de som ikke hadde skytjeneste for sine applikasjoner ble løftet inn i den nye Azure-plattformen.

Enkelte av leverandørene uten skytjeneste, tilbød hostingpartnere hvor Bymisjonen kan aksessere applikasjonene via internett – som en mellomløsning. Dermed er all applikasjonsdrift på egen infrastruktur, en saga blott.

– Vi avsluttet denne delen av prosjektet i september 2022, og det hele gikk veldig bra. Innofactor har dyktige folk som er fine å ha med å gjøre. Innofactor hadde en Scrum Master som håndterte prosjektet fra deres side, og et definert team med roller som vi speilet hos oss. Jeg hadde direkte kontakt med administrerende direktør i Innofactor ved behov, samt en Key Account Manager jeg forholdt meg til. Det er egentlig en solskinnshistorie, dette, sier Sørensen.

Parallelt med skyprosjektet har IT-avdelingen i Kirkens Bymisjon fått åtte nye ansatte, og påfyll av intern skykompetanse, inkludert en egen skyarkitekt. Med alle de innfusjonerte avdelingene på plass, teller den interne IT-avdelingen ca. 20 personer. Organisasjonen har også inngått en tjenesteavtale med Innofactor.

Nærmer seg målgang

Historisk sett har Kirkens Bymisjon driftet Østfold, Møre, Trøndelag og Nordland, i tillegg til Oslo. En fusjon av alle de andre stiftelsene rundt om i landet er i ferd med å ferdigstilles, og bød på en forlengelse av samarbeidet med Innofactor.

Ifølge Janne Sørensen er de innfusjonerte stiftelsene en god blanding av rene On Prem-miljøer og miljøer som allerede har tatt noen steg over i en mer moderne verden.

– Vi har tre virksomheter igjen i Oslo som ferdigstilles over påsken 2023. Samlet sett har utrullingen foregått ved at hver og en av de ansatte i tur og orden har fått ny arbeidsflate og blitt flyttet over til den nye verdenen. Hittil har vi flyttet over tusen pc-er.

Svært fornøyde medarbeidere

Å flytte fra On Prem til skyen betyr også endringer i måten man jobber på. Selv om Kirkens Bymisjon ennå ikke driver med egenutvikling av applikasjoner og tjenester, var en av beveggrunnene for skyreisen å oppnå mye større samhandling i organisasjonen. Innofactor har levert en omfattende filmigrering til Teams/Sharepoint/OneDrive med en rekke sikkerhetsprodukter inkludert identitetshåndtering med tofaktorautentisering.

Janne Sørensen forteller at den største endringen for organisasjonen var flyttingen av filserverne.

– Den så jeg faktisk ikke komme. I IT-avdelingen er vi vant til skylagring, men resten av organisasjonen har hatt «K:» – lokal lagring som de er trygge på. Nå skulle de opp i skyen med muligheter for deling og samhandling via Teams og sitt eget Sharepoint-område. Vi har kjørt en del opplæring, men det tar tid for en organisasjon å lære seg nye systemer og måter å jobbe på.

– Har det vært intern motstand mot endringene?

– Nei, men det er alltid litt utfordrende, for eksempel på sikkerhet – hvor vi har strammet inn betraktelig. Det kompliserer litt og det er ikke alle som umiddelbart innser at dette er bra for dem.

Samtidig er det en drøm for alle som får nye arbeidsverktøy som en del av den store moderniseringen.

– De ser på pc-en for å identifisere seg, og vips så er de inne. Jeg har aldri vært i en IT-avdeling hvor jeg har fått så mye skryt og ros. Våre ansatte er utrolig fornøyde med nye arbeidsflater. Teamet har gjort en kjempejobb. Det er alltid noen som sliter litt i overgangen, men enkeltheten med denne strukturen dette prosjektet har gitt, har gitt organisasjonen et kjempeløft. Men det er en endringsreise som tar tid.

Sparer penger på løftet

Å spare driftskostnader kan være en motivasjon for å gjennomføre en skyreise. I Ullensaker kommune ble det identifisert et innsparingspotensial som heller skulle kunne brukes på tjenesteutvikling til fordel for kommunens innbyggere, enn drift av IT-løsninger.

– Hva med Kirkens Bymisjon? Som en ideell organisasjon med mange gode formål å bruke penger på, har dere spart noe for å frigjøre midler til alternativ bruk?

– Det har vi sikkert, men det er vanskelig å sette to streker under svaret. Mitt «businesscase» var at jeg tror vi kan spare 25 prosent i forhold til sammenlignbare kostnader vi hadde før, men det er mange ukjente faktorer som gjør det vanskelig å være presis i estimeringen, sier Sørensen.

Hun legger til at med innfusjoneringen av flere Bymisjon-avdelinger utover de man historisk hadde, en tjenesteavtale og utvidet sikkerhet, er det vanskelig å direkte sammenligne totaltjenestene i ny og gammel løsning.

Skrudd opp sikkerheten

Kirkens Bymisjon har også implementert Innofactor Managed Detection and Response – en tjeneste som overvåker, vedlikeholder og responderer på cybertrusler. Tjenesten omfatter et nordisk og multilokalt Cyber Security Operations Center (CSOC) med et team av sikkerhetsanalytikere.

Teamet jobber kontinuerlig med å oppdage sikkerhetshendelser som finnes i kundens endepunkter, nettverk og skymiljøer i sanntid og analyserer, forhindrer og rapporterer de til kunden for ytterligere utbedringstiltak.

– Med den kompetansen Innofactor har på dette fagområdet, kombinert med IT-sikkerhetsressurser vi har internt, blir sikkerheten skrudd et par hakk opp i forhold til der vi var tidligere. Det ligger mye ut-av-boksen-funksjonalitet som vi tar i bruk. Kombinert med skyprosjektet har vi full oversikt over hvem som har tilgang til hva, når – og jeg har en større følelse av trygghet på sikkerhetsområdet nå, sier Sørensen.

Muligheter på veien videre

– Hvor langt vil du si dere har kommet i skyreisen og hva er de eventuelle fremtidsplanene?

– Det blir en milepæl høsten 2023 når alle regioner og brukere er over i skyen. Da har vi en stor parkeringsplass med forskjellige prosjekter som går på forbedringer, automatiseringer og effektivitetsøkende prosjekter vi skal i gang med. Deretter får vi se på tjenesteutvikling; hva vi kan tilby av nye tjenester basert på at vi har en helt ny og moderne plattform som gitt oss muligheter vi ikke har hatt tidligere.

– Men først må vi i havn med migreringen av alle regioner og brukere på ny plattform. Jeg pleier å si at grunnmuren må være stabil, deretter kan vi bygge huset vi vil ha, konkluderer Sørensen.

Tre råd om skyreisen fra Janne Sørensen

Det er viktig å tenke på at et slikt prosjekt nok alltid er større en det du tror. Vi tenkte litt snevert i begynnelsen og så ikke hele konsekvensen av å flytte til skyen med nye pc-er, nettverk, print, support etc. Vi trodde vi bare skulle til sky, men det er ikke bare å gå til sky. Man må kartlegge godt hva det virkelig innebærer.
Du må ha med deg en god partner – en du har god kjemi med og noen man forstår. Og du må ha en viss bemanning internt som forstår, for en leverandør kan ikke gjøre absolutt alt for deg.
Du må ha med deg en ledergruppe som har troen på prosjektet. De trenger ikke nødvendigvis kunnskap om det vi skal ut på, men tillit – det er alfa omega.

Kort om Innofactor Virtual Data Center (VDC)

VDC er en kodebasert infrastruktur basert på Microsofts beste praksis.
VDC gir 5-6 ganger raskere implementering sammenlignet med å bygge alt selv.
VDC er 80 prosent billigere sammenlignet med å bygge alt fra bunnen av.
VDC bygger på beste praksis fra utallige lignende utrullinger.
VDC er fullstendig dokumentert kode, og kodebasen oppdateres og distribueres ofte.
VDC følger anbefalingene fra Microsoft Cloud Adaptation Framework.

Innofactor Managed Detection & Respons (MDR) utfordrer en tradisjonell SOC

MDR-tjenesten fra Innofactor omfatter et nordisk SOC - Security Operations Center team av sikkerhetsanalytikere med en multilokal tilstedeværelse i Norge og Finland.
Fullstendig administrert sikkerhetstjeneste som overvåker, forhindrer, oppdager og reagerer på alle cybertrusler og -hendelser døgnet rundt.
Kombinerer vår styrke innen automasjon og teknologiforståelse, og kompetanse på cyber sikkerhet.
Kunder vil få tilgang til teknologi som gjør det enkelt å filtrere hendelser slik at man enklere fanger opp de kritiske hendelsene og agerer raskt på disse.
Som en utfordrer i sikkerhetsmarkedet, levere vi denne tjenesten mer effektivt sammenlignet med mange av de eksisterende SOC løsningene som over tid har blitt tilpasset IT økosystemene til de store virksomhetene.
Fleksibel og rimelig – kundevalg på tre velkjente kjernesikkerhetselementer:
- Microsoft sin skybaserte Security Information and Event Management (SIEM)
- Nettverksdeteksjon og -respons (NDR)
- Endpoint Detection and Response (EDR)